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因公出境

(最新)浙江工业大学教职工因公短期学术出访申办须知、流程、表格和文件

浙江工业大学教职工因公短期学术出访申办须知、流程、表格和文件

(参见申办路线图)
 
1. 短期学术出访适用于赴境外参加学术会议、开展科研学术交流、洽谈科研合作、赴高校或研究机构研修、参加相关教学活动等相关活动。邀请函有效与否等方面,如有不详之处,请联系国际处确认(88320451,wjhwjh@zjut.edu.cn,王老师)。
 
最新信息2则
*按最新指示,针对出访人员,有新做法:
(1) 申报出访的人员,届时前来领取办理护照的材料或批文时,所有人一律务必本人前来国际处,需要签署一下承诺文本;一年内多次出访人员,只要首次出访时来一次即可,第二次出访起,可免签署承诺文本。
(2) 部分接到通知的出访人员(出访前我处会予通知),出访回来一周内交护照并办理决算时,也请务必本人前来国际处,需要办理一下相关手续。未接到通知之人员,不作此要求。
 *再次提醒:省外办目前因其人手严重不足,已取消现场即时审批做法,且审批时间也时常较以往长不少,因此,请申请出国人员注意留足出访申办时间,尤其是赴美国人员,以免误事。一般情况下,建议赴美人员留足3个月或以上时间,赴其他国家人员和港澳台地区留足2个月或以上时间。

2. 在收到外方邀请信后,请仔细阅读此申办须知后,按申办流程开始申请办理。
        申请出访人员,既可按国际处网站要求形式申办,也可在学校网上办事大厅申办,二选一。鉴于后者目前处于初期运行阶段,尚有不少改进之处,我们强烈建议申办时间不宽裕者,按国际处网站要求形式申办,这样更快更省力。

3. 在下载文档中,共有6个表格需下载并填写完成:(下列6表点击即可使用,且部分是样表,便于填写参考)
     (表1)浙江工业大学短期因公学术出访申请表不需签章电子稿+签章纸质件,1份
  (表2)因公临时出国(境)人员备案表签章纸质件,2份
  (表3)因公临时出国经费预算审核表不需签章电子稿
  (表4)因公临时出国经费人均预算明细表(该件为参考样表,不需签章电子稿
  (表5)因公出国(境)团组信息事先内部公示表不需签章电子稿
  (表6)在外行程电子稿

填表说明:
(表1)出访申请表:派出所需费用请按照由谁承担来填写,例如邀请方承担、派出方承担(注明经费编号与名称)或第三方承担(需提供第三方单位出具的费用证明+印章,电子件即可)。
(表2)人员备案表:单人团组,申请人即为团长;多人团组,按实际填写。
(表3)经费预算审核表:国际旅费请查阅计划航班机票价格,需要考虑留足出票时的票价额度,以免到时预算额度不足以支付实际票价(出入境之国际来回段航班请优先购买中国民航航班,申请乘坐国际段外航的人员,随邮件压缩包,附上外航申请表。正高职人员并且使用课题经费的,可以购买公务舱,详见表格下载栏里的《浙江工业大学因公临时出国经费管理办法》);住宿费、伙食费、公杂费(该三费均实行包干,免票据,其余费用凭有效票据实报)标准请按照该通知底部表格下载栏里的【出访费用日包干开支标准表】 或【出访费用月包干开支标准表】进行预算
(表4)经费预算明细表:可参照附件中“预算明细表(参考样本)”填写。出访人员在境外往返机场之公共交通费用(如机场至旅馆,或机场至车站转车等),按境外城市间交通费预算,凭票据据实核销。表中的国内费用只包含签证、保险、会议注册、疫苗注射等费用,不含国内食宿交通差旅等其他费用。国内差旅费等,可按国内差旅费另行办理报销手续。
(表6)在外行程表:30天(含)以内的,详细到每天的上下午; 30天以上的,除抵离详细外,按周安排行程,逢双休可填写休息。

4. 在完成表格填写后,请将如下5个表格+外方邀请函+邀请函中文翻译件一并发送至国际处王老师邮箱(wjhwjh@zjut.edu.cn)。提醒:各个表格需注明中文名称,以压缩包形式发送。
  出访申请表(表1)
  经费预算审核表(表3)
  经费人均预算明细表(表4)
  内部公示表(表5)
  在外行程表(表6)
   
5. 国际处、财务处审核申报材料,校内审核通过后,报文快递至省外办审批(赴台人员报省台办审批)。
*纸质件1——已由学院/部门签字盖章的【短期因公学术出访申请表】(表1)(一份,中层干部还须加办学校组织部同意栏)
    *纸质件2——【因公临时出国(境)人员备案表】(表2)(一式两份)
    购结汇问题请咨询计财处88320531。
    上述材料交接齐备后,出访人根据国际处邮件提示,填写好护照申办表格+签证事项表,即可持上述材料(无有效护照者,本人须带上身份证原件)前往省外办护照签证中心,申办护照(通行证)和签证(签注)(杭州市石函路1号)。签证材料要求清单+签证表,可向该中心索取。

7. 届时,凭签证受理单,到省外办护签中心,领取护照(通行证)及签证(签注)。出访前请购买妥相应旅行保险。

8. 启程出访。

9. 出访回国后,必须7个工作日内将证件缴回国际处。附上【
浙江省因公出国(境)团组信息回国(境)内部公示表1份,同时在国际处办理决算表等核销手续,之后附如下材料到学校财务处办理报销手续,材料如下:
    经费预算表原件
    决算表原件
    省外办出访批文原件
    短期出访申请表原件1份
    护照(通行证)主页复印件1份
    签证(签注)及出入境记录页复印件1份
    境外实报部分的票据

【特别提示】
1. 出访前请务必仔细阅读《浙江工业大学因公出国(境)行前教育与管理规定》。严禁因公因私护照共同或混合使用,或同一时期,轮番向同一外国使领馆申办签证。
2. 出国任务批件有效期为三个月,须在有效期内按时出发,建议合理预计办理时间。
3. 在外研修30天以上的(不含30天),其在外生活费用(含食宿交通等)开支按【出访费用月包干标准执行】
4. 出访非洲国家或疫区者,出境前应至少提前10天,注射疫苗服药等,并取得黄卡证书。
浙江出入境国际检验检疫中心
浙江国际旅行卫生检验检疫中心
杭州莫干山路2号(文三路交叉路口西南侧),电话:87852410,办公时间工作日每天13:30-16:00,不需预约,只打疫苗不做体检,带批文复印件+身份证原件+护照照片或签证照片1张即可,没有批文者,可以机票订单+身份证原件+照片1张,微信,现金,支付宝等可以支付费用一般要求出发前10天要进行上述打针和服药
 
 
申办路线图

表格下载:
1. 表1-6
2. 行前教育与规定(请务必仔细阅读)

3. 出访费用日包干开支标准表

4. 出访费用月包干开支标准表
5.浙江工业大学因公临时出国经费管理办法

6. 乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表

 

注:学校校务服务网中该事项办理的具体链接

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